Il Tirreno

FOLLONICA. Sprecare meno carta e ottimizzare il lavoro degli impiegati, il Comune di Follonica sta digitalizzando l'archivio del settore urbanistico.

Attualmente tutte le pratiche edilizie sono contenute in un capannone della zona industriale, migliaia e migliaia di faldoni, atti che vanno dal 1940 fino al 1987. Montagne di carta tra le quali i dipendenti ancora devono andare a rintracciare le pratiche ogni qual volta un cittadino o un professionista fa una richiesta di accesso agli atti. Una volta trovati i documenti poi l'incaricato deve fare le fotocopie (spesso ci sono delle tavole da riprodurre, tavole molto grandi per le quali servono svariate copie che poi vengono unite insieme) da consegnare al richiedente: per un'operazione simile servono almeno due settimane, più l'impegno da parte dell'amministrazione, il consumo di carta e di risorse.

Ecco quindi il progetto pensato dagli uffici comunali che sta per essere portato a termine dalla ditta incaricata: digitalizzare tutto l'archivio di pratiche e metterlo on line sul sito dell'ente. Ciò significherà che ogni volta che una persona richiederà un documento i tempi di attesa saranno minimi, che nessun dipendente dovrà andare in zona industriale, non più fotocopie che dovranno essere fatte dagli impiegati: al richiedente verrà inviata una mail che fornirà allo stesso una password con la quale potrà accedere al sistema dal sito istituzionale arrivando al documento richiesto e potendo scegliere quale conservare. «L'azienda incaricata – spiega Fabio Ticci, dipendente comunale che ha seguito parte del progetto – sta concludendo la digitalizzazione della terza e ultima parte dell'archivio, quella compresa tra il 1985 e il 1997: dopo i documenti già visibili a noi addetti ai lavori potranno essere forniti a chi fa la richiesta all'atto. Di media ogni anno sono 800 le istanze che ci arrivano in questo settore specifico all'ente». Una vera e propria rivoluzione interna che cambierà anche il modo di lavorare degli impiegati: oltre all'inserimento di questi documenti nel sistema, c'è anche tutta la parte riguardante la posta elettronica certificata (pec) anch'essa volta a far diminuire lo spreco di carta.

Nel 2011 erano 600 le pec che annualmente arrivavano al municipio, l'anno scorso sono state 17.000 e nel 2015 il numero subirà un ulteriore incremento. All'interno della struttura poi si è inserita la firma digitale nelle pratiche dirigenziali, determine, delibere; ancora gli sportelli on line, e presto verranno introdotte le fatture elettroniche. Un sistema che oltre a velocizzare i tempi fa risparmiare molto al Comune e riduce il consumo di carta, macchinari e energie del personale che potrebbe essere impiegato in altre incombenze.

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